CaRD Workspace für CMIS

Ein Content Repository ist eine Schnittstelle. Es nimmt Dokumente entgegen und gibt sie wieder heraus, hat aber keine Maske, in die jemand eine Belegnummer tippen könnte. Der CaRD Workspace ergänzt genau das: eine Weboberfläche auf demselben Archiv, das der CaRD Connector bedient — Navigation, Suche, Detailansicht, Download und Upload.

Wer damit arbeitet

Poststelle, Werkstatt, Empfang, Wirtschaftsprüfer, die Sachbearbeiterin, die einmal im Quartal einen Lieferschein braucht. Sie öffnen den Browser, nicht SAP. Welchen Ausschnitt des Archivs sie sehen, steuern Sie über die Rechte und die Auswahl des Repositories.

Rechte in fünf Stufen

Lesen, Anlegen, Ändern, Löschen und Verwalten werden einzeln vergeben und lassen sich kombinieren. Praktisch am wichtigsten ist die Trennung von Anlegen und Ändern: In einem Archiv darf etwas dazukommen, aber nichts verschwinden oder sich nachträglich wandeln. Die Zuordnung passiert in Ihrem Verzeichnisdienst über Entra ID; wo keiner vorhanden ist, bringt der Workspace eine lokale Benutzerverwaltung mit.

Volltext ist zuschaltbar

Gesucht wird zunächst über Metadaten — Belegnummer, Partner, Datum und eigene Felder, je Installation frei konfigurierbar. Wer zusätzlich im Dokumentinhalt suchen will, schaltet den Volltextindex ein. Er braucht eine PostgreSQL-Datenbank und gewinnt den Text stufenweise, sodass PDF-Dateien mit vorhandener Textebene die aufwendigen Verfahren gar nicht erst erreichen. Ohne Volltext läuft die Anwendung vollständig ohne Datenbank.

Paketdownload und Löschschutz

Eine komplette Trefferliste lässt sich als Archivdatei ziehen — mit Inhaltsverzeichnis und protokolliertem Zugriff, was bei Prüfungen und Auskunftsersuchen Zeit spart. Umgekehrt zeigt die Oberfläche an, wenn ein Dokument von SAP verwaltet wird, unter einem Sperrvermerk steht oder eine Aufbewahrungsfrist läuft; die Löschfunktion erscheint dann gar nicht erst.

Der Workspace ist neu im Katalog. Die ersten Einführungen begleiten wir persönlich und richten ihn gemeinsam mit Ihnen ein.